Vad du faktiskt har fått
I praktiken Peppol BIS Billing 3.0 — UBL 2.1 enligt den europeiska standarden EN 16931. Det är samma sorts fil som en tysk XRechnung eller en norsk EHF, så en och samma läsare klarar allihop.
Den äldre Svefaktura förekommer fortfarande i arkiv, men det som kommer in i dag
går via Peppol. Factur-X-pdf:en från den franska leverantören och .p7m-filen
från den italienska följer med i samma mapp.
Dra in hela mappen, ZIP-filer inkluderade. De packas upp av sig själva — även arkiv inuti arkiv, vilket är så månadsuttag brukar se ut.
Organisationsnumret är en adress, inte ett namn
Peppol dirigerar på organisationsnumret. Det är inte en uppgift som mottagaren läser — det är leveransadressen i nätverket.
Skillnaden märks när en siffra är fel. Fel momsregistreringsnummer i fakturatexten: kunden får fakturan och ser att något inte stämmer. Fel organisationsnummer i adressen: fakturan kommer aldrig fram — och det upptäcks några dagar senare, i ett samtal om en betalning som aldrig kom.
Siffran går att räkna efter utan nätet: tio siffror med vanlig Luhn-kontroll. Momsregistreringsnumret är samma nummer med SE framför och 01 efter, så kontrollen gäller båda ställena. Stämmer den inte säger vi till — och vilken part det gäller.
En ärlig gräns: organisationsnummer och personnummer använder samma kontrollsiffra. Att den stämmer säger alltså inte om det är ett företag eller en person — det avgörs av nummerserien, inte av kontrollen.
OCR-numret hör hemma i en egen kolumn
OCR-numret är inte fakturanumret. Det är betalningsreferensen (BT-83) som leverantören stämmer av sina öppna poster mot. Skriver man fakturanumret där, eller hoppar över det, får man en betalning som inte matchas automatiskt i andra änden.
Därför får det en egen kolumn, skild från fakturanumret. Samma sak gäller norska KID och finska viitenumero — samma sorts referens, andra länder.
Vad som kommer ut
En rad per faktura: nummer, datum, förfallodag, leverantör och organisationsnummer, kund, valuta, belopp exklusive moms, moms fördelad per sats (25 %, 12 %, 6 %, 0 %), totalt, dokumenttyp och OCR-nummer. Kreditfakturor står med beloppet som det står på dokumentet, märkta som kreditfaktura och med hänvisning till den faktura de rättar — annars står det ett belopp i bokföringen utan ursprung. I summorna dras de av, inte läggs till.
Beloppen läses ur XML:en, inte räknas tillbaka från enhetspriser. Skillnaden betyder något just när det gäller: står det en öresavrundning på fakturan är det den avrundningen som står i tabellen — inte en ny som vi har hittat på.
Nedladdningen är .xlsx och öppnas i Excel, LibreOffice eller Google
Kalkylark. Det finns även CSV om det ska vidare in i ett bokföringsprogram.
Kontroll före bokföring
Utöver läsningen kontrolleras fakturan mot EN 16931: saknas ett obligatoriskt fält, summerar raderna inte till beloppet exklusive moms, är momskategorin en som standarden känner till, står skälet med när något är undantaget. För en enskild faktura visar kontrollsidan listan rad för rad.
Ingenting laddas upp
Filerna läses i din egen webbläsare. Inte «överförs säkert» — inte överförs alls, och det kan du se själv: öppna fliken Nätverk i utvecklarverktygen och dra in en faktura. Ingen förfrågan går ut. Efter första laddningen fungerar sidan även utan nät.
För en redovisningsbyrå betyder det att klientdata inte hamnar hos en tredje part — inte för att vi lovar det, utan för att det inte finns någonstans att skicka dem.
Prova
Dra filerna till startsidan — upp till 10 fakturor per export och 20 per dag, gratis och utan konto. Ska du granska en enskild faktura finns kontrollsidan.