La frase donde encallan los conversores en línea
Hay bastantes webs que convierten una factura XML en una tabla. En la mayoría el archivo se sube a un servidor ajeno. Para las facturas propias uno puede valorarlo. Con los datos de un cliente ni siquiera hay nada que valorar: meter la facturación de un asesorado en un formulario web cualquiera es entregarla a alguien de quien no se sabe dónde la guarda ni cuánto tiempo.
Ledgerdrop lee los archivos en el navegador. No hay servidor al que pudieran ir, y eso se comprueba en dos minutos: herramientas de desarrollo, pestaña Red, arrastrar facturas — no sale ninguna petición. Versión más contundente: cargar la página, desconectar la red y arrastrar igualmente. Sigue funcionando.
Un cliente, un lote
Arriba en la herramienta hay un campo Cliente. Por expediente se guardan los ajustes que solo hace falta acertar una vez: las cuentas de gasto y de contrapartida y, sobre todo, el NIF-IVA del propio cliente — es lo que distingue las compras de las ventas, en lugar de adivinarlo por el nombre del archivo.
Al cambiar de cliente, el área de trabajo se vacía. No es una incomodidad que se quedó ahí: una cuenta equivocada se ve al contabilizar, mientras que dos clientes en el mismo lote se notan mucho después, y entonces arreglarlo cuesta incomparablemente más que volver a arrastrar los archivos.
La misma factura, dos meses después
Los números de factura se recuerdan por cliente. Si reaparece un número ya exportado, esa línea se señala — aunque el archivo se llame ahora de otra manera. Solo se guarda el número, no la factura, y un botón borra esa memoria para un cliente.
Y el caso que esa separación crea por sí misma: la misma factura acaba en dos clientes. Recordar por separado significa también que en el segundo nadie se entera. Por eso ahora también se señala, con el nombre del otro expediente y la fecha. Que un proveedor facture a dos de sus clientes es de lo más normal: es un aviso para mirarlo, no un veredicto. La comparación ocurre solo en este equipo.
Facturae, y todo lo demás que entra
En España la factura llega como Facturae 3.2, a menudo firmada en un
.xsig que al hacer doble clic no abre nada; esa
página lo explica. Y hay una particularidad que descoloca a los programas
genéricos: con retención de IRPF el total no es base más IVA — 1.000 + 21 % −
15 % son 1.060 €, no 1.210 €. Aquí se aplica la fórmula de Facturae antes de decidir
que un total "no cuadra".
De fuera entra el resto: Factur-X francesa, XRechnung alemana, Peppol UBL, FatturaPA
italiana (también .p7m), KSeF polaca, ebInterface austriaca, NAV húngara,
Finvoice finlandesa. El formato se reconoce por el contenido del archivo, no por la
extensión, y cada factura se contrasta con las
reglas EN 16931, por número.
Antes de la remesa
El fichero pain.001 que sale de la contabilidad se puede revisar
antes de que lo vea el banco: dígitos de control
del IBAN recalculados, suma de control rehecha, y todo lo que se parezca a la misma
factura pagada dos veces. Un IBAN equivocado no vuelve solo.
Precios
Gratis: hasta 10 facturas por exportación y 20 al día, sin cuenta, y a medianoche el contador vuelve a empezar. Pro: 29 € una sola vez, sin suscripción, y caen ambos límites. Para una asesoría, la modalidad de 99 € incluye cinco claves, una por puesto.
Las claves se comprueban sin conexión: ninguna activación sale a la red, y nada deja de funcionar el día en que nosotros ya no estemos.