Sprawdzenie zgodności
Który plik wysłać?
- Peppol UBL — zwykły wybór przy fakturowaniu zagranicznym i dla nabywców publicznych, którzy przyjmują wariant UBL. Wysyłasz sam XML.
- Factur-X CII — składnia UN/CEFACT używana we Francji i w Niemczech. Wyślij XML albo PDF poniżej, który niesie ten sam XML w załączniku.
- PDF + XML — strona czytelna dla człowieka, z danymi maszynowymi w załączniku
pod nazwą
factur-x.xml, tak jak przewiduje specyfikacja. - Faktura korygująca — wybierasz ją na górze bloku faktury. To inny dokument, a nie faktura na minus: w XML zmienia się element główny i kod typu (381), a wszystkie kwoty pozostają dodatnie. System odbiorcy odczytuje kierunek z typu, nie ze znaku minus.
- IBAN wpisujesz razem ze swoimi danymi — trafia do XML jako sposób zapłaty i jest drukowany na PDF. Wpisujesz raz, zostaje na tym urządzeniu. Suma kontrolna jest tu sprawdzana: błędna cyfra jest gorsza niż puste pole, bo przy pustym nabywca dopyta.
- Każda pozycja ma jednostkę obok ilości — szt., godz., dni, km i tak dalej. Przesyłany jest kod UN/ECE (
HURdla godziny) i to jego czyta system odbiorcy; słowo obok jest tylko dla Ciebie. Rozliczanie godzinowe z pozostawionym "szt." to rzecz, której nikt nie zauważa aż do kontroli. - Obok daty wystawienia jest data dostawy. Zostaw pustą, jeśli to ten sam dzień; wypełnij, gdy się różni. Niemieckie §14 UStG wymaga daty dokonania dostawy na fakturze, Austria i Włochy mają odpowiedniki — bez niej odliczenie VAT bywa kwestionowane, choć reszta jest poprawna.
- Następna faktura zachowuje nabywcę, pozycje i dane bankowe, zwiększa końcowy numer o jeden i ustawia dzisiejszą datę — data dostawy jest czyszczona, bo ta z zeszłego miesiąca prawie na pewno jest błędna. Zera wiodące zostają (0099 → 0100): wiele numeracji sortuje się właśnie po nich.
- Nabywcy, którym już wystawiałeś faktury, pojawiają się na liście nad blokiem nabywcy — wybierasz jednego i sześć pól wypełnia się samo. Lista pojawia się dopiero po pierwszym wystawieniu i zostaje na tym urządzeniu, jak wszystko tutaj. Trzymanych jest dwadzieścia ostatnich; nie ma książki adresowej w chmurze, bo wymagałaby konta i serwera.
Ściśle o tym PDF-ie: to nie jest certyfikowany PDF/A-3. Prawdziwy PDF/A-3 wymaga osadzonych czcionek, profilu barwnego ICC i pełnego bloku XMP — w przeglądarce to ciężki kawałek. Ponieważ Peppol i tak przesyła czysty XML, to XML jest tu właściwym wynikiem, a PDF dodatkiem. Jeśli odbiorca upiera się przy certyfikowanym PDF/A-3, wyślij mu XML. KSeF to osobna sprawa: faktury do KSeF wysyła się przez API Ministerstwa Finansów, a nie plikiem — ta strona wystawia standard EN 16931, nie zastępuje bramki KSeF.
Co jest sprawdzane
Ta sama kontrola EN 16931, którą ten serwis stosuje do faktur otrzymanych, działa na tej, którą właśnie piszesz: pola obowiązkowe, zgodność arytmetyczna, VAT według stawek. Dopóki cokolwiek nie przechodzi, przyciski pobierania pozostają wyłączone — zepsuta faktura nie opuszcza tej strony.
To podzbiór normy — reguły jednoznaczne. Reguły zależne od list kodów albo od rozszerzeń krajowych nie są zaimplementowane, więc przejście tutaj nie gwarantuje, że portal nabywcy przyjmie fakturę. Gwarantuje, że arytmetyka i struktura obowiązkowa są poprawne — a to właśnie jest powodem większości odrzuceń.