Konformitätsprüfung
Welche Datei verschicke ich?
- UBL — die übliche Wahl für Peppol und für öffentliche Auftraggeber, die die UBL-Ausprägung der XRechnung annehmen. Sie verschicken das XML selbst.
- CII — die UN/CEFACT-Syntax hinter ZUGFeRD und Factur-X. Entweder das XML, oder das PDF unten, das dasselbe XML als Anhang trägt.
- PDF + XML — eine lesbare Seite für Menschen, mit den maschinenlesbaren Daten als
Anhang unter dem Namen
factur-x.xml, wie es die Spezifikation vorsieht. - Gutschrift — oben im Rechnungsblock auswählbar. Sie ist ein eigener Belegtyp, keine Rechnung mit Minuszeichen: im XML ändern sich Wurzelelement und Typcode (381), alle Beträge bleiben positiv. Das System Ihres Kunden liest die Richtung am Typ ab, nicht am Vorzeichen.
- Die IBAN steht bei Ihren eigenen Daten — sie wird als Zahlungsweg ins XML geschrieben und auf das PDF gedruckt. Einmal eintragen, sie bleibt auf diesem Gerät. Die Prüfziffer wird hier kontrolliert: eine falsche Stelle ist schlimmer als ein leeres Feld, denn beim leeren fragt Ihr Kunde nach.
- Jede Position hat neben der Menge eine Einheit — Stück, Stunden, Tage, km und so weiter. Übertragen wird der UN/ECE-Code (
HURfür Stunde), den das Empfängersystem liest; das Wort daneben ist nur für Sie. Nach Stunden abrechnen und "Stück" stehen lassen fällt erfahrungsgemäß erst der Prüfung auf. - Neben dem Rechnungsdatum steht das Leistungsdatum. Bei gleichem Tag können Sie es leer lassen; weicht es ab, gehört es hin. §14 UStG verlangt den Zeitpunkt der Leistung auf der Rechnung — fehlt er, kann der Vorsteuerabzug verweigert werden, obwohl sonst alles stimmt.
- Nächste Rechnung behält Kunde, Positionen und Bankverbindung, zählt die Nummer am Ende um eins hoch und setzt das heutige Datum — das Leistungsdatum wird geleert, denn das vom letzten Monat ist mit ziemlicher Sicherheit falsch. Führende Nullen bleiben erhalten (0099 → 0100), weil viele Nummernkreise darauf sortieren.
- Kunden, denen Sie schon einmal eine Rechnung gestellt haben, erscheinen in einer Auswahl über dem Kundenblock — einer angeklickt, und die sechs Felder füllen sich selbst. Sie taucht erst auf, nachdem Sie etwas erzeugt haben, und bleibt wie alles hier auf diesem Gerät. Die letzten zwanzig werden behalten; ein Cloud-Adressbuch gibt es nicht, das bräuchte Konto und Server.
Zum PDF, präzise gesagt: es ist kein zertifiziertes PDF/A-3. Echtes PDF/A-3 verlangt eingebettete Schriften, ein ICC-Farbprofil und einen vollständigen XMP-Block — im Browser ein schwerer Brocken. Da Peppol und XRechnung ohnehin als reines XML übermittelt werden, ist das XML hier das eigentliche Ergebnis und das PDF die Zugabe. Wenn Ihr Empfänger auf zertifiziertem PDF/A-3 besteht, schicken Sie ihm das XML.
Was geprüft wird
Dieselbe EN-16931-Prüfung, die diese Seite auf eingehende Rechnungen anwendet, läuft auch auf der, die Sie gerade schreiben: Pflichtfelder, rechnerische Konsistenz, Steuer je Satz. Solange etwas nicht stimmt, bleiben die Download-Buttons deaktiviert — eine kaputte Rechnung verlässt diese Seite nicht.
Es ist eine Teilmenge der Norm — die eindeutigen Regeln. Regeln, die von Codelisten oder nationalen Erweiterungen abhängen, sind nicht umgesetzt; ein „bestanden" hier garantiert also nicht, dass das Portal Ihres Kunden die Rechnung annimmt. Es heißt aber, dass Rechenwerk und Pflichtstruktur stimmen — und daran scheitern die meisten Ablehnungen.