Conformiteitscontrole
Welk bestand stuur ik?
- Peppol UBL — de gebruikelijke keuze voor facturen over de grens en voor overheidsklanten die de UBL-variant aannemen. Je stuurt de XML zelf.
- Factur-X CII — de UN/CEFACT-syntaxis die in Frankrijk en Duitsland wordt gebruikt. Stuur de XML, of de pdf hieronder die dezelfde XML als bijlage draagt.
- Pdf + XML — een pagina die een mens kan lezen, met de machineleesbare gegevens
als bijlage onder de naam
factur-x.xml, zoals de specificatie verwacht. - Creditnota — kies je bovenaan het factuurblok. Het is een ander document, geen negatieve factuur: in de XML veranderen het hoofdelement en de typecode (381), en alle bedragen blijven positief. Het systeem van je klant leest de richting uit het type, niet uit een minteken.
- Het IBAN vul je in bij je eigen gegevens — het gaat als betaalwijze de XML in en wordt op de pdf gedrukt. Eén keer invullen, het blijft op dit apparaat staan. De controlegetallen worden hier nagerekend: één cijfer fout is erger dan een leeg veld, want bij een leeg veld vraagt je klant het na.
- Elke regel heeft een eenheid naast het aantal — stuks, uur, dagen, km enzovoort. Wat meegaat is de UN/ECE-code (
HURvoor een uur), en die leest het systeem van de ontvanger; het woord ernaast is alleen voor jou. Per uur factureren en "stuks" laten staan is iets wat niemand opmerkt tot de controle. - Naast de factuurdatum staat een leverdatum. Laat hem leeg als het dezelfde dag is; vul hem in als dat niet zo is. De Duitse wet (§14 UStG) eist de datum van levering op de factuur, Oostenrijk en Italië hebben equivalenten — zonder die datum kan de btw-aftrek worden geweigerd terwijl al het andere klopt.
- Volgende factuur houdt de klant, de regels en je bankgegevens, telt het laatste getal met één op en zet de datum van vandaag — de leverdatum wordt leeggemaakt, want die van vorige maand klopt vrijwel zeker niet. Voorloopnullen blijven staan (0099 → 0100): veel nummerreeksen sorteren daarop.
- Klanten die je eerder hebt gefactureerd verschijnen in een keuzelijst boven het klantblok — je kiest er een en de zes velden vullen zichzelf. Hij verschijnt pas nadat je iets hebt gemaakt en blijft op dit apparaat, net als al het andere hier. De laatste twintig worden bewaard; er is geen adresboek in de cloud, dat zou een account en een server vragen.
Precies over die pdf: het is geen gecertificeerde PDF/A-3. Echte PDF/A-3 vraagt ingesloten lettertypen, een ICC-kleurprofiel en een volledig XMP-blok — zwaar werk in een browser. Omdat Peppol toch als kale XML wordt bezorgd, is de XML hier het eigenlijke resultaat en de pdf het gemak. Staat je ontvanger op gecertificeerde PDF/A-3, stuur dan de XML.
Wat er gecontroleerd wordt
Dezelfde EN 16931-controle die deze site op binnengekomen facturen uitvoert, draait op de factuur die je aan het schrijven bent: verplichte velden, kloppende rekensom, btw per tarief. Zolang er iets niet klopt, blijven de downloadknoppen uit — een kapotte factuur verlaat deze pagina niet.
Het is een deelverzameling van de norm — de regels die eenduidig zijn. Regels die van codelijsten of nationale uitbreidingen afhangen zijn niet geïmplementeerd, dus hier slagen is geen garantie dat het portaal van je klant hem aanneemt. Het betekent wel dat de rekensom en de verplichte structuur kloppen, en daar gaan de meeste afwijzingen over.