Die Falle, die niemand kommen sieht: eine Rechnung, zwei Dateien
Viele Lieferanten hängen an dieselbe Mail beides an: das ZUGFeRD-PDF und zusätzlich die XML-Datei daraus. Gut gemeint — das PDF für den Menschen, das XML für die Software. Für die Buchhaltung ist es aber eine Rechnung in zwei Verpackungen.
Wer den ganzen Mailanhang weiterreicht, schickt sie damit zweimal los. Das Unangenehme daran ist nicht der Fehler selbst, sondern wie er sich zeigt: die Beträge stimmen alle, die Rechnungsnummern stimmen alle — es ist nur eine Buchung zu viel da. So etwas fällt oft erst beim Abstimmen auf, manchmal Monate später.
Ledgerdrop erkennt das an der Rechnung selbst, nicht am Dateinamen: dieselbe Rechnung
kann als RE-2025-0417.pdf und als factur-x.xml ankommen, da
sieht man nichts. Beim Export bleibt pro Rechnung genau eine Datei übrig — und zwar das
PDF, weil es das XML unverändert in sich trägt und zusätzlich lesbar ist. Was
weggelassen wurde, steht mit Begründung im Verzeichnis, nicht einfach weg.
Buchungsstapel im EXTF-Format
Der Export erzeugt eine EXTF_Buchungsstapel_…csv (EXTF 700,
Formatversion 13) — dasselbe Format, das DATEV-Anwender aus dem
Rechnungswesen kennen. Vor dem Export werden die Angaben abgefragt, die
nur Ihr Steuerberater kennt:
- Beraternummer und Mandantennummer
- Wirtschaftsjahresbeginn und Sachkontenlänge (meist 4)
- Konto (Aufwandskonto) und Gegenkonto (Kreditor oder Sammelkonto)
- BU-Schlüssel je Steuersatz, z. B.
19=9, 7=8
Die Feldnamen sind bewusst deutsch geblieben, auch in den anderen Sprachversionen: es sind Fachbegriffe, und wer sie nachschlägt, findet sie so.
Fehlt eine dieser Angaben, wird nichts erzeugt und es steht dabei, welche fehlt. Ein Stapel mit geratenen Konten wäre schlimmer als gar keiner.
Was vor der Übergabe noch auffällt
Beim Einlesen laufen ein paar Prüfungen mit, die genau die Fälle betreffen, in denen später jemand nachfragt:
- Doppelte Rechnungsnummern innerhalb des Stapels — und über Monate hinweg, falls dieselbe Rechnung in einem früheren Export schon dabei war.
- Eingang oder Ausgang: wenn Sie Ihre eigene USt-IdNr. eintragen, wird pro Rechnung die Richtung bestimmt, statt sie aus dem Dateinamen zu raten.
- Beträge, die nicht aufgehen. Bei italienischen Rechnungen mit Stempelsteuer oder Vorsteuerabzug wird nach den dortigen Regeln nachgerechnet, damit keine Falschmeldung entsteht.
- Bildteil und XML weichen voneinander ab. Bei inländischen Rechnungen wird geprüft, ob der im XML genannte Betrag im Text des PDFs überhaupt vorkommt — siehe dazu die Seite Archivieren.
Nichts wird hochgeladen
Die Dateien werden im Browser gelesen. Es gibt keinen Server, auf den sie gingen, und das ist nachprüfbar: Netzwerk-Tab öffnen, Rechnungen hineinziehen — es geht keine Anfrage hinaus. Für Mandantendaten ist das kein Detail, sondern der Grund, warum das Werkzeug überhaupt benutzbar ist.
Ausprobieren
Ziehen Sie Ihre Dateien auf die Startseite — bis zu 10 Rechnungen pro Export sind kostenlos, ohne Konto. Ob eine einzelne Rechnung den Regeln entspricht, sagt Ihnen die Prüfseite; wie die Aufbewahrung über acht Jahre aussieht, steht unter Archivieren.