E-Rechnungen so archivieren, dass es später auch trägt

Was verlangt wird

Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist bei einem hybriden Format (ZUGFeRD, Factur-X) der strukturierte Teil der führende (UStAE Abschnitt 14.1 Abs. 13). Weichen Bildteil und XML voneinander ab, gehen die Daten des strukturierten Teils vor. Und aufzubewahren ist dieser Teil in seiner ursprünglichen Form — nicht als Ausdruck, nicht als neu erzeugte Datei, sondern die Bytes, wie sie angekommen sind.

Ein Ordner voller Dateien erfüllt das nur halb. Die Dateien liegen zwar da, aber niemand kann nach Jahren sagen, ob sie noch dieselben sind. Genau das ist der Punkt, an dem eine Prüfung unangenehm wird.

Was das Archivpaket enthält

• originals/ — die Dateien selbst, Byte für Byte unverändert. Nichts wird neu erzeugt: „unverändert“ schließt das aus.
• manifest.csv — pro Datei der SHA-256-Wert, die Größe, welche Rechnungsnummern darin stecken, und die amtliche Nummer, falls es eine gibt (die KSeF-Nummer in Polen, die IdentificativoSdI in Italien).
• README.txt — wie man das Ganze ohne dieses Werkzeug nachprüft.

Der letzte Punkt ist der wichtigste. Über acht Jahre ist das größte Risiko nicht die Formatänderung, sondern dass es die Website von damals nicht mehr gibt. Deshalb ist das Verzeichnis eine CSV, und die Prüfung geht mit Bordmitteln:

cd originals && shasum -a 256 * | sort

oder unter Windows in der PowerShell:

Get-FileHash -Algorithm SHA256 *

Die Werte danach mit der Spalte sha256 aus dem Verzeichnis vergleichen. Mehr braucht es nicht — und in acht Jahren gibt es diese Befehle immer noch.

Eine Rechnung, eine Datei

Kommt dieselbe Rechnung als ZUGFeRD-PDF und als separate XML-Datei an, landet nur eine von beiden im Paket — das PDF, weil es das XML unverändert enthält und zusätzlich für Menschen lesbar ist. Die weggelassene Datei steht mit Begründung im Verzeichnis, statt einfach zu fehlen. Warum das wichtig ist, steht auf der Seite DATEV.

Wenn Bildteil und XML nicht zusammenpassen

Der neue Absatz 4a in UStAE 14.4 beschreibt, was passiert, wenn der Bildteil abweichende Rechnungsangaben enthält — das Beispiel im Schreiben ist ein abweichender Umsatzsteuerbetrag. Dann kann der Bildteil eine weitere (sonstige) Rechnung darstellen, für die § 14c UStG zu prüfen ist. Geringfügige Abweichungen wie Rundungsdifferenzen werden ausdrücklich nicht beanstandet.

Ledgerdrop nimmt deshalb bei inländischen Rechnungen den im XML genannten Steuer- und Gesamtbetrag und sucht ihn im Text des PDFs. Wird er dort nicht gefunden, steht das als Hinweis dabei — nicht als „die Rechnung ist falsch“. Nicht gefunden heißt nicht abweichend: manche PDFs zeichnen den Betrag als Grafik, statt ihn als Text zu schreiben. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.

Ausprobieren

Ziehen Sie Ihre Dateien auf die Startseite und klicken Sie dann auf Originale archivieren. Bis zu 10 Rechnungen pro Export sind kostenlos, ohne Konto. Die Dateien werden im Browser gelesen — es geht nichts hinaus, und das können Sie im Netzwerk-Tab selbst nachsehen.

Diese Seite beschreibt, was das Werkzeug tut, und nennt die Fundstellen. Sie ist keine steuerliche Beratung — ob Ihr Aufbewahrungskonzept insgesamt trägt, entscheidet Ihr Steuerberater.