Ce este, de fapt, în arhiva descărcată
Descărcarea din Spațiul Privat Virtual nu este o factură, ci un ZIP cu două fișiere:
4123456789.xml factura (UBL 2.1, CIUS-RO)
semnatura_4123456789.xml semnătura Ministerului de FinanțeNumărul din denumire este ID-ul de încărcare dat de sistem, nu numărul facturii tale. De aceea o mapă cu trei sute de descărcări nu se poate sorta după nume: ordinea fișierelor nu are nicio legătură cu ordinea facturilor.
Trage întreaga mapă aici, cu arhive cu tot. Se despachetează singură — inclusiv arhivele din arhive, felul în care vine de obicei descărcarea lunară.
Semnătura nu este o a doua factură
Fișierul semnatura_*.xml conține sigiliul electronic al Ministerului
de Finanțe, nu date de factură. Un cititor generic fie îl raportează ca „format
necunoscut”, fie — mai rău — îl numără ca încă un document și îți dublează rândurile.
Aici este recunoscut ca ceea ce este și ți se spune într-o propoziție, în loc să apară o eroare. Nimic de curățat manual înainte de a începe.
O precizare onestă: sigiliul este recunoscut, nu verificat criptografic. Validarea unei semnături calificate cere listele europene de încredere și trebuie refăcută în timp — este o altă meserie. Dacă îți trebuie valabilitatea juridică a semnăturii, folosește un verificator dedicat.
CIF-ul din treisprezece zerouri
Când cumpărătorul este persoană fizică și nu s-a dat CNP-ul, în factură se scriu treisprezece zerouri — convenția ANAF pentru acest caz. Un validator generic strigă „cod fiscal invalid” la fiecare astfel de factură.
Nu este invalid, este o factură corectă către o persoană fizică. Aici zerourile sunt recunoscute ca atare și nu se raportează nimic. A semnala ca greșit ceva ce este corect este cel mai rapid mod de a face pe cineva să nu mai aibă încredere într-un instrument — după a treia alarmă falsă nu se mai uită la a patra, care e reală.
Ce iese în tabel
Un rând pe factură: numărul, data, scadența, furnizorul și CUI-ul lui, cumpărătorul, moneda, baza, TVA-ul defalcat pe cote, totalul, plus tipul documentului. Facturile de storno apar cu semn negativ și cu trimitere la factura corectată — altfel, în registru, ele arată ca niște sume fără proveniență.
Valorile sunt citite din XML, nu recalculate din prețuri unitare. Diferența contează exact atunci când contează cel mai mult: dacă factura are o rotunjire, în tabel apare rotunjirea din factură, nu una nouă, inventată de noi.
Descărcarea este .xlsx — se deschide direct în Excel, LibreOffice sau
Google Sheets. Există și CSV, dacă îl duci mai departe într-un program de contabilitate.
Merge și cu ce primești de la parteneri străini
Aceeași mapă poate conține și facturi care nu vin din SPV: Factur-X / ZUGFeRD
(PDF cu XML înăuntru, din Franța și Germania), Peppol UBL, XRechnung,
FatturaPA în plic .p7m din Italia, Facturae în
.xsig din Spania, KSeF FA(2)/FA(3) din Polonia. Toate ajung în
același tabel, cu aceleași coloane.
Se pot trage direct și e-mailurile .eml sau .msg: se caută
atașamentele înăuntru. Nu trebuie salvat fiecare atașament pe rând.
Nu se încarcă nimic
Fișierele sunt citite în browserul tău. Nu „transmise în siguranță” — netransmise deloc, și poți verifica singur: deschide fila Rețea din instrumentele pentru dezvoltatori și trage o factură. Nu pleacă nicio cerere. După prima încărcare pagina funcționează și fără internet.
Pentru un birou de contabilitate asta înseamnă că datele clienților nu ajung la un terț — nu pentru că promitem noi, ci pentru că nu au unde să plece.
Încearcă
Trage fișierele pe pagina principală — până la 10 facturi per export și 20 pe zi, gratuit și fără cont. Pentru verificarea unei singure facturi există pagina de verificare.