Der Satz, an dem die üblichen Konverter scheitern
Es gibt im Netz genug Seiten, die aus einer XRechnung eine Tabelle machen. Bei den meisten davon lädt man die Datei auf einen fremden Server. Für eigene Rechnungen mag man das abwägen. Für Mandantendaten stellt sich die Frage gar nicht erst: wer die Umsätze eines Mandanten in ein beliebiges Web-Formular zieht, gibt sie aus der Hand, und niemand weiß, wo sie danach liegen.
Ledgerdrop liest die Dateien im Browser. Es gibt keinen Server, auf den sie gingen. Das ist nachprüfbar, und zwar in zwei Minuten: Entwicklertools öffnen, Reiter Netzwerk, Rechnungen hineinziehen — es geht keine Anfrage hinaus. Wem das noch nicht reicht: Seite laden, Netzwerkverbindung trennen, dann die Dateien hineinziehen. Es funktioniert weiter.
Ein Mandant, ein Stapel
Oben im Werkzeug steht ein Feld Mandant. Je Mandant werden die Angaben gespeichert, die ohnehin nur einmal stimmen müssen:
- Beraternummer und Mandantennummer
- Wirtschaftsjahresbeginn und Sachkontenlänge
- Konto und Gegenkonto, BU-Schlüssel je Steuersatz
- die eigene USt-IdNr. des Mandanten — daran wird Eingang und Ausgang erkannt, statt es aus dem Dateinamen zu raten
Beim Wechsel des Mandanten wird der Arbeitsbereich geleert. Das ist keine Bequemlichkeitslücke, sondern Absicht — im Werkzeug steht der Grund auch so da:
Zu … gewechselt. Der Arbeitsbereich wurde geleert, damit keine Belege zweier Mandanten im selben Stapel landen.
Ein falsches Konto fällt beim Buchen auf. Zwei Mandanten in einem Stapel fallen irgendwann ganz woanders auf, und dann ist das Aufräumen teuer. Lieber die Dateien noch einmal hineinziehen.
Dieselbe Rechnung, zwei Monate später
Rechnungsnummern werden je Mandant gemerkt. Taucht eine Nummer wieder auf, die in einem früheren Stapel desselben Mandanten schon dabei war, wird sie markiert — auch wenn die Datei diesmal anders heißt. Gemerkt wird nur die Nummer, nicht die Rechnung; und es gibt eine Schaltfläche, die das für einen Mandanten wieder löscht.
Dazu der Fall, der in fast jedem Posteingang steckt: derselbe Beleg kommt als ZUGFeRD-PDF und als separate XML-Datei. Das ist eine Rechnung in zwei Verpackungen. Beim Export bleibt genau eine davon übrig — Näheres auf der Seite DATEV.
Aufbewahrung, die den Anbieter überlebt
Das Archivpaket enthält die Originaldateien unverändert, dazu ein Verzeichnis mit
SHA-256 je Datei und eine README.txt, die erklärt, wie man die Prüfsummen
ohne dieses Werkzeug nachrechnet — sha256sum genügt.
Diese letzte Eigenschaft ist der eigentliche Punkt. Die Aufbewahrungsfrist läuft acht Jahre; das größte Risiko darin ist nicht das Dateiformat, sondern dass es den Anbieter in acht Jahren nicht mehr gibt. Ein Archiv, das nur mit der Software seines Herstellers lesbar ist, ist kein Archiv. Mehr dazu unter Archivieren.
Was auffällt, bevor es gebucht ist
Beim Einlesen laufen die Prüfungen aus EN 16931 mit — welche genau, steht vollständig unter Regeln, mit Regelnummer und einem Satz dazu, was der Fehler praktisch bedeutet. Die, die in der Kanzlei am häufigsten Arbeit machen: Beträge, die nicht aufgehen; eine USt-IdNr. mit falscher Prüfziffer; ein Peppol-Empfänger, an den gar nicht zugestellt werden kann; eine IBAN, deren Prüfziffer nicht stimmt.
Eine einzelne Rechnung prüft die Prüfseite, ohne dass etwas hochgeladen wird.
Preise
Zum Ausprobieren braucht es nichts: bis zu 10 Rechnungen pro Export und 20 pro Tag sind kostenlos, ohne Konto. Pro kostet 29 € einmalig und hebt beide Grenzen auf. Für eine Kanzlei gibt es fünf Schlüssel für 99 € einmalig — einmalig heißt einmalig, es gibt keine Verlängerung und keinen Platzpreis je Mitarbeiter.
Die Schlüssel werden offline geprüft. Das Werkzeug fragt nirgends nach, ob es laufen darf — auch das ist im Netzwerk-Tab zu sehen.