01 — Warum man das XML nicht sieht
Ein PDF mit einer Rechnung darin
ZUGFeRD ist ein PDF/A-3 mit einer eingebetteten XML-Datei. Der Anhang heißt je nach
Version factur-x.xml, zugferd-invoice.xml oder
xrechnung.xml — hier werden schlicht alle XML-Anhänge durchprobiert,
denn welcher Name kommt, entscheidet das System des Lieferanten, nicht Sie.
Factur-X ist dasselbe Format unter französischem Namen; ZUGFeRD 2.x und Factur-X 1.x sind technisch deckungsgleich. ZUGFeRD 1.0 ist älter und hat für gut ein Dutzend Elemente andere Namen — auch die werden gelesen, statt mit „unbekanntes Format" abgewiesen zu werden.
02 — Der Teil, der im Ernstfall zählt
Bildteil und XML können sich widersprechen
Im PDF stehen zwei Fassungen derselben Rechnung: die sichtbare Seite und das XML. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist bei hybriden Formaten der strukturierte Teil der führende (UStAE 14.1 Abs. 13) — bei Abweichungen gehen seine Daten vor.
Enthält der Bildteil abweichende Angaben — das Beispiel im Schreiben ist ein abweichender Umsatzsteuerbetrag —, kann er eine weitere (sonstige) Rechnung darstellen, für die § 14c UStG zu prüfen ist (UStAE 14.4 Abs. 4a). Deshalb wird bei inländischen Rechnungen der Betrag aus dem XML im Text des PDF gesucht und eine Abweichung als Hinweis benannt — nicht als „die Rechnung ist falsch", und Rundungsdifferenzen werden ausdrücklich nicht beanstandet. Was daraus fürs Archiv folgt.
MINIMUM und BASIC WL sind keine E-Rechnungen
Beide Profile sind Kopfdaten ohne Rechnungszeilen — als Buchungshilfe gedacht, nicht als Rechnung. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 nimmt sie im inländischen B2B ausdrücklich aus.
Wird so eine Datei hier abgelegt, steht das auch dran: die Zeile entsteht, aber die EN-16931-Regeln werden nicht darauf angewandt — sie gelten für dieses Profil nicht. Ein grünes „keine Verstöße" wäre hier eine Lüge: es hieße nicht „geprüft und sauber", sondern „dieses Regelwerk passt gar nicht". Die Prüfseite schreibt deshalb immer dazu, nach welchem Regelwerk gerade geprüft wurde.
Hunderte auf einmal — und weiter nach DATEV
Ein Monatsordner voller PDFs ergibt eine Tabelle: Datum, Nummer, Lieferant, USt-IdNr., Netto, Steuer, Steuer je Satz, Brutto, Fälligkeit, Zahlungsreferenz. Doppelt gelieferte Rechnungen werden erkannt — auch wenn dieselbe Rechnung einmal als PDF und einmal als reines XML kommt, denn verglichen wird die Rechnung, nicht der Dateiname.
Für die Weitergabe gibt es den DATEV-Buchungsstapel, und fürs Archiv das Original mit Prüfsummenliste — unverändert, wie es acht Jahre lang aufzubewahren ist.
Was hier nicht passiert
Keine Signaturprüfung und keine Übermittlung: Dieses Werkzeug liest, was Sie bekommen haben. Wer XRechnung-XML statt ZUGFeRD erhält, ist hier richtig — gelesen wird beides, der Unterschied liegt nur in der Verpackung.
Eingescannte oder abfotografierte Rechnungen ohne Textebene werden nicht geraten: Die Zeile bleibt leer und markiert. Eine falsch gelesene Ziffer sieht immer noch aus wie eine Zahl.
Ausprobieren
Dateien auf die Hauptseite ziehen — bis zu 10 Rechnungen pro Export und 20 pro Tag, kostenlos, ohne Anmeldung, der Zähler beginnt um Mitternacht neu. Pro hebt beide Grenzen einmalig für 29 € auf, kein Abo.
Nichts wird hochgeladen
Die Dateien werden im Browser gelesen. Es gibt keinen Server, an den sie gehen könnten, und das ist in zwei Minuten überprüft: Entwicklertools öffnen, Reiter „Netzwerk", eine Rechnung hineinziehen — es geht keine einzige Anfrage hinaus. Oder die Seite laden, die Netzwerkverbindung trennen und es trotzdem tun. Es funktioniert weiter.